We spreken met Enid van Leiden over haar opdracht bij de gemeente Kaag en Braassem. Ze werkt aan het verbeteren van gemeentelijke processen en vertelt over hoe ze procesbeschrijvingen praktisch uitwerkt en haar werk presenteert aan de organisatie.
Kun je kort uitleggen wat jouw rol is binnen het project bij de gemeente?
Enid: “Binnen de gemeente Kaag en Braassem ondersteun ik het team door verschillende processen in kaart te brengen en te verbeteren. Dit doe ik vooral via gesprekken met de mensen die in de praktijk met deze processen werken, en door bestaande documentatie te analyseren. Mijn doel is om helderheid te scheppen over hoe we nu werken, en vervolgens verbeterpunten voor te stellen. Op die manier werken we samen aan een efficiëntere gemeente.”
Hoe ga je praktisch te werk bij het beschrijven van processen?
Enid: “Ik begin altijd met een aantal interviews en het analyseren van bestaande documentatie. Ik wil precies weten hoe de dagelijkse praktijk eruitziet, dus ik spreek met collega’s van verschillende afdelingen. Daarna werk ik de stappen van het proces uit in een overzicht, waarbij ik goed let op de volgorde en eventuele knelpunten. Het is belangrijk dat alles duidelijk is, ook voor mensen die niet dagelijks met procesmanagement bezig zijn.”
Wat was een grote uitdaging in dit project?
Enid: “Een van de grootste uitdagingen was de complexiteit van de gemeentelijke processen. Er zijn veel afdelingen bij betrokken, en elk team heeft soms net een andere werkwijze of focus. Het was even zoeken naar de juiste balans tussen gedetailleerde beschrijvingen en een overzicht dat voor iedereen begrijpelijk is. ‘’
Hoe heb je jouw werk gepresenteerd aan de gemeente?
Enid: “Ik heb verschillende gesprekken gehad waarbij ik de processen visueel in beeld bracht. Dit was echt een moment om iedereen mee te nemen in de stappen die we willen zetten. Het is belangrijk om niet te technisch te worden en duidelijk te maken hoe het werk van de medewerkers direct wordt beïnvloed. Tijdens de presentaties zorg ik er altijd voor dat er ruimte is voor vragen en discussie.”
Wat heb je tot nu toe geleerd van dit project en hoe heeft dat bijgedragen aan jouw ontwikkeling?
Enid: “Ik heb vooral geleerd hoe belangrijk het is om processen helder en visueel te presenteren. Als je complexe informatie op een toegankelijke manier kunt overbrengen, krijg je mensen sneller mee. Dit heeft mijn vaardigheden op het gebied van procesmanagement versterkt. Dit project heeft me absoluut geholpen om verder te groeien als procesconsultant, en ik kijk ernaar uit om deze ervaring in nieuwe projecten in te zetten.”
Wat zijn de voordelen van goed gedocumenteerde processen voor de gemeente?
Enid: “Het grootste voordeel is dat iedereen dezelfde informatie heeft en begrijpt hoe het proces werkt. Dat maakt de samenwerking tussen afdelingen veel efficiënter. Ook helpt het om knelpunten sneller te signaleren en aan te pakken. Een goed gedocumenteerd proces zorgt voor rust en structuur in de organisatie.”
Met een heldere en visuele benadering van procesbeschrijvingen draagt Enid bij aan meer inzicht en efficiëntie binnen de gemeente Kaag en Braassem. Haar opdracht laat zien hoe belangrijk het is om processen voor iedereen toegankelijk te maken en collega’s actief te betrekken in verbeteringen. We kijken uit naar haar volgende stappen als procesconsultant!
Ben je benieuwd hoe wij Engage Process inzetten voor het maken van procesbeschrijvingen? Neem dan contact op of kijk voor meer informatie op: Engage Process