Digitale procesbeschrijving maken

In tijden van alle corona-maatregelen neemt de digitalisering om ons heen een vlucht. Misschien kunnen we beter spreken van normalisering, wat de meeste zaken konden al digitaal, maar zochten vooral een moment.
Ook op gebied van procesbeschrijvingen staat de wereld niet stil. De afgelopen jaren zie ik veel organisaties worstelen met het vastleggen van processen.
In mijn ogen is het maken van een procesbescrhijving geen doel op zich. Een goede procesbeschrijving helpt medewerkers aan duidelijkheid als het moet.

Digitalisering procesbeschrijving
Vroeger was het uitwerken van een proces vooral toevertrouwd aan het papier, maar ook digitaal valt er veel te kiezen. Of je het nu in Word, Visio, Excel, Teams of een andere tool beschrijft. Elke tool heeft z’n voor en nadelen.
Bij een project dat ik onlangs bij Beelen mocht opstarten maakten we gebruik van Engage Modeler. Een online hulpmiddel die effectief processen vastlegd, maar tijdens het vastleggen veel ruimte biedt voor interactie.

De voordelen van Engage Modeler:
– Uitwerken gaat vooral over de taken (wat doel je?)
– Interactieve mogelijkheden om dit met een groep te doen
– Veel ruimte voor maatwerk velden
– Automatische swimminglanes; geen gedoe met zelf tekenen
– Diverse standaard weergaven (functie, applicatie)
– Ruimte voor RASCI rollen indien gewenst
– Sneller vastleggen en reacties verzamelen
– Uitwerken van gewenst proces door middel van een kopie

Benieuwd naar de voordelen? Ik geef je graag een korte demo!

Brown Paper Audit – “Wat een verfrissende manier van auditen!”

In samenwerking met Qooling mocht ik gister voor een mooie groep ‘kwaliteitsmanagers / auditoren’ de workshop “Haal meer uit interne audits” doen. Een bijzonder leuke middag met volop leren, ontdekken en uiteraard het delen van ervaringen uit de praktijk.

Samengevat hebben de deelnemers kennis gemaakt met het concept “Brown Paper Audit”. Persoonlijk geloof ik minder in het ‘1-op-1 jaarlijkse gesprekje met de kwaliteitsauditor’. Organisaties zijn op zoek naar verbetering van de kwaliteit en èchte resultaten door samenwerking in het bedrijf. De recente wijzigingen in de ISO normeringen van 9001:2008 naar 2015 vragen om een andere aanpak.

Lees verder

ISO9001: Meer resultaat met interne audits

ISO9001, het doorsnee kwaliteitssysteem dat organisaties verder helpt met structuur en kwaliteit in de belangrijkste processen. Voor veel bedrijven is het behalen en behouden van de certificering met name een periode van veel beschrijven en veel papier. Het behalen van het stempeltje opent deuren voor nieuwe en bestaande klanten en eens in de zoveel tijd halen we alles uit de kast om de (her)certificering weer te doorlopen. Kwaliteitssystemen kennen bij veel organisaties een duidelijke implementatiepiek of onderhoudspiek, maar in de tussentijd blijft het betrekkelijk rustig.

Jammer! Het doel van een kwaliteitssysteem is toch om je dagelijkse organisatie juist verder vooruit te helpen? Door kwaliteit in je proces centraal te stellen voorkom je afwijkingen die rechtstreeks invloed hebben op het eindresultaat voor je klant. Als rode draad hebben vele kwaliteitsnormeringen tussentijdse controles als oplossing. Maar helpen die tussentijds controles in de praktijk organisaties wel vooruit?

Lees verder

procesmanagement-overdrachtsmomenten-proces

Procesoptimalisatie: 8 vragen over overdrachtsmomenten

Wellicht is het in jouw werkomgeving ook het geval. Een van de processen “loopt” niet. Je hoort jezelf en je collega’s mopperen over de zoveelste gemaakte fout. En diezelfde collega’s weten haarfijn waar die fout gemaakt wordt. Die ene afdeling voor in het proces vergeet vooral iets te doen, te zeggen of te noteren.

In dit soort situaties helpt het om de overdrachtsmomenten van het betreffende proces onder de loep te nemen. Overdrachtsmomenten bepalen net als bij een estafette het uiteindelijke succes. De overdracht is een kwestie van timing. Voor de estafette is dat het stokje wat wordt overgedragen. In het dagelijks werk is dat de timing rondom informatie, aflevering en vorm.

Lees verder

Processen optimaliseren? Keuzes maken!

Proces optimaliseren? Wat krijgt welke prioriteit?

Herken je dit? Na een middagje nadenken heb je op een klein a4-tje opgeschreven welke optimalisaties allemaal nog moeten worden opgepakt. Het lijkt wel een enorme waslijst en eigenlijk vind je dat alle punten aandacht verdienen. Maar ja, waar begin je nu echt mee?

Je bent niet de enige die worstelt met het geven van prioriteit aan de verschillende procesoptimalisaties. Door slim de prioriteit voor de verschillende activiteiten te kiezen, kunnen we zo veel mogelijk van onze tijd en kansen te benutten. Echter, door slecht te kiezen, kunnen we ons verliezen in projecten die meer tijd kosten dan ooit zullen opleveren.Lees verder

Proces optimaliseren? Volg het nutteloze papier!

Herken je dit? Dag in dag uit stapelen papieren documenten weer terecht op je bureau op. Hoewel via portals, smartphones en tablets steeds meer vorm wordt gegeven aan de daadwerkelijke digitalisering van documenten, blijft het papier voor veel organisaties nog maar een vertrouwd en niet los te laten fenomeen.

Ik kom kleinere bedrijven tegen die graag willen digitaliseren met systemen, maar tegen het project of investering opzien. Hun processen zijn nog te afhankelijk van papier in de vorm van rapportages, klantcommunicatie of interne formulieren. Vraagstukken waar ik vaak bij ondersteun zijn dan veelal in de hoek van: “Hoe kom ik van al dat papier af? Kan het digitaler?”

Voor zowel grote als kleinere bedrijven bestaan er veel papieren documenten die het proces daadwerkelijk vooruithelpen. Soms omdat klanten nog niet vertrouwd zijn met een elektronische vorm van communicatie; denk aan E-signing van overeenkomsten, maar soms ook omdat wet- en regelgeving achterloopt op wat de techniek tegenwoordig biedt.

Als je concreet aan de slag wilt met je procesverbetering en je indruk hebt dat er veel papier ‘verbruikt / gebruikt’ wordt, heb ik hieronder een aantal tips neergezet vanuit de praktijk. Ook vanuit het kader duurzaamheid is het eeuwig zonde dat processen (interne) documenten printen, meerdere keren dit document weer kopiëren en wellicht nog erger… uiteindelijk gewoon weer in de papierbak afvoeren.

10 tips om nutteloos papier op te sporen

  1. Digitaliseer spreadsheets, stop met printen in alle kleuren en formaten
  2. Digitaliseer rapportages, in plaats van ze te printen en na 1 week weer nieuwe te printen!
  3. Stop met printen van e-mail!
  4. Sla elektronische verkregen documenten, elektronisch op
  5. Als je iets in elektronische vorm kunt ontvangen, stap over en sla dit digitaal op
  6. Zet elk papieren document om in een digitale vorm
  7. Start met digitalisering van je formulieren (workflowmanagement)
  8. Kijk de nut en noodzaak van je interne formulieren na
  9. Volg het pad van documenten van “oorsprong” tot “archief” ontdek waar het minder of anders kan (geen kopieën bijvoorbeeld)
  10. Dubbelzijdig afdrukken, het lijkt zo eenvoudig!

Iedereen, Iemand en Niemand

Er waren eens drie mensen: Iedereen, Iemand en Niemand. Op een dag moest er een belangrijke opdracht worden vervuld. Iedereen dacht dat Iemand die taak wel op zich zou nemen. Hoewel Iedereen de opdracht kon vervullen, deed Niemand het. Daarom werd Iedereen boos op Iemand. Het was zíjn taak en nu had Niemand die uitgevoerd! Iedereen dacht dat Niemand de opdracht had kunnen doen, maar Niemand had zich gerealiseerd dat Iedereen juist zo graag wilde. Aan het einde beschuldigde Iedereen Iemand omdat Niemand deed wat Iedereen had kunnen doen.

Herkenbaar? Taakverdeling in veel organisaties lijkt zo vanzelfsprekend!

Maak een stap in de goede richting met jouw team?
Soms helpt een teamsessie om een aantal zaken die er leven in het team uit te spreken of bespreekbaar te maken. Een juist inzicht helpt om met elkaar een juiste afweging te maken.
Ik mocht in de rol als begeleider van een Brown Paper Sessie, teamsessie of strategiesessie al diverse organisaties vooruit helpen. Soms helpt de hulp van buitenaf net even de eerste stap in de goede richting te maken!

Waar heeft jouw team behoefte aan?

Naam (verplicht)

E-mail (verplicht)

Waarmee zou ik je verder kunnen helpen?

Processen verbeteren v.s. Rocketscience?

Ooit stond ik voor de keuze om een vervolgopleiding te doen. Met een mooi diverse examenpakket had ik een ruime keuze voor diverse richtingen. Elektrotechniek, Lerarenopleiding, Bedrijfseconomie, Accountancy en zelfs lucht- en ruimtevaarttechniek. Na een kort bezoek aan de TU-Delft was het besluit genomen dat mijn weg zich richting het bedrijfsleven ging begeven. Grappig dat ik nu dit bericht schrijf en daarin een vergelijking constateer tussen luchtvaarttechniek en het verbeteren van processen.

Lees verder

Geslaagde Business Game!

Afgelopen vrijdag hebben wederom een geslaagde business game en workshop procesmanagement gedaan!

Enkele quotes van de deelnemers:

“Goed om dit inzicht mee te nemen in m’n eigen werk!”

“Zo wordt het heel duidelijk waar bij ons nog wat te verbeteren valt”

“Een leuke, maar zeker ook serieuze manier om kennis te maken met procesverbetering”