Een verandertraject binnen een organisatie kan een uitdagende en complexe onderneming zijn. Het vereist vaak dat bedrijfsprocessen worden herzien en geoptimaliseerd om betere resultaten te behalen. Een waardevolle start van zo’n verandertraject is het volgen van een workshop procesmanagement. Deze workshop biedt inzichten en handvatten om de huidige processen te begrijpen en te verbeteren. In dit blog bespreken we waarom een workshop procesmanagement zo waardevol is als start van een verandertraject.Lees verder
Waarom een Brown Paper Sessie goed werkt om processen in kaart te brengen
In de wereld van bedrijfsvoering en projectmanagement zijn er talloze methoden en technieken beschikbaar om processen in kaart te brengen. Een van de meest effectieve en visuele manieren om dit te doen, is door middel van een Brown Paper Sessie. Deze methode biedt een gestructureerde en collaboratieve aanpak om processen te analyseren, te visualiseren en te verbeteren. In dit blogartikel gaan we dieper in op waarom een Brown Paper Sessie zo goed werkt en waarom het een waardevol instrument is voor organisaties die hun processen willen optimaliseren.
Wanneer verandert een proces ècht?
Het is een vraag waar veel managers mee worstelen. Je kunt een proces op papier veranderen, maar betekent dat ook dat het daadwerkelijk verandert? Of zitten je medewerkers nog steeds vast in hun oude gewoontes? Hier zijn enkele indicaties dat een proces ècht veranderd is:
Je medewerkers klagen niet meer over het proces.
Je hoort geen gemopper meer in de koffiehoek over de oude manier van werken.
Je krijgt geen e-mails meer van klanten die vragen waarom hun bestelling nog niet is geleverd.
Maar laten we eerlijk zijn: verandering is niet altijd gemakkelijk. Soms is het een beetje als het verschuiven van een koelkast: het kost veel moeite om hem in beweging te krijgen, maar als je hem eenmaal op zijn plek hebt, blijft hij daar wel even staan.
En dan zijn er nog de medewerkers die vasthouden aan de oude manier van werken. Je kunt ze vertellen dat het proces is veranderd, maar dat betekent niet dat ze het ook meteen begrijpen. Het is alsof je een kind vraagt om zijn speelgoed op te ruimen: hij hoort je wel, maar doet het niet meteen.
Maar laat je niet ontmoedigen! Procesbeschrijvingen kunnen enorm helpen bij het creëren van duidelijkheid en het veranderen van processen. Door elk aspect van het proces op papier te zetten, kun je zien waar de huidige problemen zitten en waar verbeteringen mogelijk zijn. En het mooie is: je hoeft dit niet alleen te doen. Er zijn specialisten die je hierbij kunnen ondersteunen.
Dus als je wilt dat je processen ècht veranderen, is het tijd om te investeren in goede procesbeschrijvingen en ondersteuning te vragen aan experts. En wie weet, misschien kun je dan eindelijk die koelkast van zijn plek krijgen.
Hoe kun je technologie inzetten bij verandertrajecten?
Verandertrajecten zijn een integraal onderdeel van de moderne zakelijke wereld. Organisaties moeten zich voortdurend aanpassen aan veranderende marktomstandigheden, concurrentie en technologische vooruitgang om concurrerend te blijven en succesvol te zijn. Technologie speelt een cruciale rol bij het ondersteunen en stimuleren van verandertrajecten in organisaties. In dit artikel zullen we dieper ingaan op hoe technologie effectief kan worden ingezet bij verandertrajecten, inclusief de voordelen, uitdagingen en best practices.
Hoe krijg ik mijn collega’s mee in verandering?
Verandering is een onvermijdelijk onderdeel van het leven, zowel persoonlijk als professioneel. In de moderne zakelijke wereld, waarin technologie en marktbehoeften voortdurend evolueren, is verandermanagement een essentiële vaardigheid geworden voor leiders en managers. Echter, het kan een uitdaging zijn om uw collega’s mee te krijgen in een veranderingstraject. In deze blog zullen we enkele tips en inzichten delen om u te helpen effectief leiderschap te tonen en uw collega’s te betrekken bij verandering.
- Communiceer duidelijk en transparant: Een van de belangrijkste aspecten van verandermanagement is effectieve communicatie. Het is cruciaal om duidelijk en transparant te communiceren over de redenen voor de verandering, de doelstellingen en de voordelen ervan. Wees eerlijk over de uitdagingen en mogelijke risico’s, maar benadruk ook de kansen en voordelen voor zowel het team als de organisatie als geheel. Geef uw collega’s de gelegenheid om vragen te stellen en zorg ervoor dat u de tijd neemt om hun zorgen serieus te nemen en erop te reageren.
- Bouw aan een positieve bedrijfscultuur: De bedrijfscultuur speelt een grote rol bij het creëren van een omgeving waarin verandering wordt omarmd. Zorg ervoor dat uw bedrijfscultuur openstaat voor nieuwe ideeën en dat er een sfeer van samenwerking en teamwerk heerst. Moedig medewerkers aan om hun feedback en input te delen en waardeer hun bijdragen. Creëer een cultuur van continue verbetering waarin verandering wordt gezien als een kans om te groeien en te innoveren.
- Betrek medewerkers bij het proces: Medewerkers zullen eerder geneigd zijn om verandering te accepteren en te ondersteunen als ze betrokken worden bij het proces. Zorg ervoor dat u uw collega’s vroegtijdig betrekt bij de planning en implementatie van de verandering. Laat hen hun input en ideeën delen en neem ze mee in de besluitvorming waar mogelijk. Hierdoor zullen medewerkers zich meer eigenaar voelen van de verandering en bereid zijn om de nodige inspanningen te leveren om het te laten slagen.
- Geef ondersteuning en middelen: Verandering kan voor medewerkers een gevoel van onzekerheid en angst met zich meebrengen. Zorg ervoor dat u de nodige ondersteuning en middelen biedt om medewerkers te helpen omgaan met de verandering. Dit kan onder meer training, coaching, mentoring en andere vormen van begeleiding omvatten. Zorg er ook voor dat medewerkers de juiste tools, technologieën en middelen hebben om de verandering succesvol te kunnen implementeren.
- Toon empathie en begrip: Verandering kan emotioneel zijn voor medewerkers, en het tonen van empathie en begrip kan helpen om een positieve houding ten opzichte van de verandering te bevorderen. Luister naar de zorgen en angsten van uw collega’s en toon begrip voor hun emoties. Erken dat verandering moeilijk kan zijn en dat het normaal is om bezorgdheid of weerstand te voelen. Laat zien dat u er bent om te ondersteunen en te helpen waar mogelijk. Empathie tonen kan het vertrouwen en de betrokkenheid van uw collega’s vergroten en hen aanmoedigen om samen te werken in het veranderingsproces.
- Creëer een visie en richting: Een duidelijke visie en richting zijn cruciaal bij het meenemen van collega’s in een verandering. Creëer een inspirerende visie die de reden achter de verandering uitlegt en een beeld schetst van de gewenste toekomstige staat. Zorg ervoor dat de visie betekenisvol en relevant is voor uw collega’s, en communiceer deze op een consistente manier. Maak de doelen en het pad naar de verandering duidelijk en zorg voor een roadmap die de richting aangeeft. Dit zal helpen om de inspanningen van uw collega’s te richten en hen te motiveren om deel uit te maken van de verandering.
- Wees geduldig en flexibel: Verandering kost tijd en inspanning, en het is belangrijk om geduldig en flexibel te zijn in het proces. Begrijp dat mensen in verschillende tempo’s veranderen en dat sommigen meer tijd en ondersteuning nodig hebben dan anderen. Wees bereid om aanpassingen te doen aan de veranderingsstrategie en plannen indien nodig. Luister naar de feedback van uw collega’s en pas waar mogelijk aan. Het tonen van geduld en flexibiliteit zal helpen om een positieve en ondersteunende sfeer te behouden tijdens het veranderingsproces.
- Beloon en erkent betrokkenheid: Erkenning en beloning zijn krachtige motivatoren. Zorg ervoor dat u de betrokkenheid en inspanningen van uw collega’s tijdens het veranderingsproces erkent en beloont. Dit kan in de vorm van complimenten, lof, bonussen, incentives of andere vormen van erkenning zijn. Door positieve feedback en beloningen te geven, moedigt u medewerkers aan om actief deel te nemen aan de verandering en laat u zien dat hun inspanningen gewaardeerd worden.
Het meekrijgen van collega’s in verandering is een essentieel onderdeel van effectief verandermanagement. Door duidelijk en transparant te communiceren, een positieve bedrijfscultuur te bevorderen, medewerkers te betrekken bij het proces, ondersteuning en middelen te bieden, empathie en begrip te tonen, een visie en richting te creëren, geduldig en flexibel te zijn, en betrokkenheid te erkennen en te belonen, kunt u uw collega’s effectief meenemen in de verandering. Vergeet niet dat verandering tijd kost en dat het belangrijk is om de behoeften en zorgen van uw collega’s serieus te nemen en hen te betrekken bij het proces. Met de juiste aanpak kunt u een positieve en ondersteunende sfeer creëren waarin collega’s gemotiveerd en bereid zijn om samen te werken aan de verandering.
Het is ook belangrijk om te onthouden dat verandering een doorlopend proces is en dat het management van verandering niet stopt zodra de initiële verandering is geïmplementeerd. Het monitoren van de voortgang, het blijven communiceren, het bieden van ondersteuning en het blijven betrekken van collega’s gedurende het hele veranderingsproces is van groot belang om duurzame verandering te realiseren.
Het omgaan met weerstand of gebrek aan betrokkenheid van collega’s kan uitdagend zijn, maar het is mogelijk om effectief leiderschap te tonen en collega’s mee te krijgen in verandering door middel van een gedegen verandermanagementaanpak. Het creëren van een cultuur van open communicatie, betrokkenheid, ondersteuning en erkenning zal helpen om de transitie soepeler te laten verlopen en de kans op succes te vergroten.
Veranderingsmanagement is een complex proces dat tijd, energie en inspanning vereist, maar het is van vitaal belang voor organisaties om te kunnen blijven groeien en zich aan te passen aan de steeds veranderende zakelijke omgeving. Met de juiste benadering en leiderschap kunnen collega’s worden meegenomen in de verandering en kunnen positieve resultaten worden behaald.
Dus, als u wilt weten hoe u uw collega’s kunt meekrijgen in verandering, onthoud dan dat het begint met communicatie, betrokkenheid, empathie en erkenning. Zorg voor een duidelijke visie en richting, bied ondersteuning en middelen, wees geduldig en flexibel, en toon waardering voor de inspanningen van uw collega’s. Met de juiste aanpak en leiderschap kunt u een succesvolle verandering realiseren en uw organisatie naar een betere toekomst leiden.
Samen veranderen: Welk verandertempo hou je aan?
Het handhaven van een verandertempo in een organisatie kan een uitdaging zijn, maar er zijn verschillende strategieën die kunnen helpen om veranderingen effectief en efficiënt door te voeren.
Processen meetbaar maken: 5 redenen waarom dit essentieel is
Processen zijn de ruggengraat van elke organisatie. Ze zorgen ervoor dat taken worden uitgevoerd, doelen worden bereikt en resultaten worden behaald. Maar hoe weet je of je processen goed presteren? Hoe kun je ervoor zorgen dat ze efficiënt en effectief zijn? Het antwoord is eenvoudig: door ze meetbaar te maken. In deze blog zullen we vijf redenen bespreken waarom het meetbaar maken van processen essentieel is voor het succes van elke organisatie.
Waarom Lean procesmanagement goed werkt?
Lean is een denkwijze die is ontstaan in de jaren ’90 in de Japanse automobielindustrie. Het is ontwikkeld om verspilling te elimineren en de efficiëntie van processen te verhogen. In de loop der tijd is lean ook toegepast op andere industrieën en zelfs in de dienstverlening.
Een van de belangrijkste kenmerken van lean is dat het zich richt op het constant verbeteren van processen. Dit gebeurt door het continu meten van prestaties en het identificeren en elimineren van verspilling. Hierdoor worden processen sneller en efficiënter, wat leidt tot een verhoging van de klanttevredenheid en een verlaging van de kosten.
Waarom past lean zo goed bij veel organisaties?
Omdat het een flexibele denkwijze is die kan worden toegepast op verschillende soorten processen en organisaties. Het is niet afhankelijk van specifieke tools of methoden, maar richt zich op het begrijpen van de waarden en behoeften van de klant en het constant verbeteren van processen om deze waarden te leveren. Dit maakt het een handige aanvulling op je vaardigheden als procesmanager, omdat het kan worden toegepast in vrijwel elke omgeving.
Daarnaast is lean ook gericht op het betrekken van iedereen in het verbeterproces. Dit betekent dat het niet alleen aan het management is om verbeteringen door te voeren, maar dat iedereen binnen een organisatie kan bijdragen aan het identificeren van verspilling en het bedenken van oplossingen. Dit maakt lean ook een geschikte denkwijze voor teamwerking en het creëren van een cultuur van continu verbeteren.
De waarde van procesoptimalisatie
Procesoptimalisatie is het continu verbeteren van bedrijfsprocessen om ze efficiënter, effectiever en kosteneffectiever te maken. Dit kan leiden tot een aanzienlijke vermindering van kosten, verbeterde klanttevredenheid en een concurrentievoordeel voor het bedrijf. Er zijn verschillende manieren om procesoptimalisatie toe te passen, waaronder het gebruik van technologie, het toepassen van lean-principes en het implementeren van verbeterteams.Lees verder
Digitale procesbeschrijving maken
In tijden van alle corona-maatregelen neemt de digitalisering om ons heen een vlucht. Misschien kunnen we beter spreken van normalisering, wat de meeste zaken konden al digitaal, maar zochten vooral een moment.
Ook op gebied van procesbeschrijvingen staat de wereld niet stil. De afgelopen jaren zie ik veel organisaties worstelen met het vastleggen van processen.
In mijn ogen is het maken van een procesbescrhijving geen doel op zich. Een goede procesbeschrijving helpt medewerkers aan duidelijkheid als het moet.
Digitalisering procesbeschrijving
Vroeger was het uitwerken van een proces vooral toevertrouwd aan het papier, maar ook digitaal valt er veel te kiezen. Of je het nu in Word, Visio, Excel, Teams of een andere tool beschrijft. Elke tool heeft z’n voor en nadelen.
Bij een project dat ik onlangs bij Beelen mocht opstarten maakten we gebruik van Engage Modeler. Een online hulpmiddel die effectief processen vastlegd, maar tijdens het vastleggen veel ruimte biedt voor interactie.
De voordelen van Engage Modeler:
– Uitwerken gaat vooral over de taken (wat doel je?)
– Interactieve mogelijkheden om dit met een groep te doen
– Veel ruimte voor maatwerk velden
– Automatische swimminglanes; geen gedoe met zelf tekenen
– Diverse standaard weergaven (functie, applicatie)
– Ruimte voor RASCI rollen indien gewenst
– Sneller vastleggen en reacties verzamelen
– Uitwerken van gewenst proces door middel van een kopie
Benieuwd naar de voordelen? Ik geef je graag een korte demo!