Een procesbeschrijving maken kent verschillende voordelen voor jou organisatie waar we je op deze pagina graag meer over vertellen. Onze begeleiding helpt van begin tot eind bij het uitwerken van een of meerdere processen. Vragen waar wij jou graag mee helpen zijn: Wie doet wat? Welke systemen gebruiken we? Voeren we taken wel op dezelfde wijze uit? Welke collega’s hebben welke informatie nodig?
Procesbeschrijvingen maken samen met je team kan veel verwarring wegnemen en biedt de mogelijkheid om gezamenlijk na te denken waar verbetering mogelijk is. Zo vergroot je de kwaliteit van de output die je proces levert en bedien je interne of externe klanten beter.
Mijn procesbeschrijving gaat zorgen voor...
Procesverbetering
Procesverbetering begint bij het in kaart brengen van het proces. Met een procesbeschrijving werk je uit hoe het proces momenteel verloopt. Hierdoor maak je helder waar knelpunten en verspillingen zich in het proces bevinden. Het maken van een procesbeschrijving helpt dus als eerste stap om het proces te kunnen verbeteren. Vervolgens pas je de procesbeschrijving aan naar de gewenste situatie. Zo creëer je houvast.
Het creëren van uniforme of standaard processen
Het proces levert de gewenste output, maar hoe kan je waarborgen dat zowel huidige als nieuwe medewerkers werkzaamheden op de juiste wijze blijven uitvoeren? Door een procesbeschrijving te maken geeft je medewerkers een houvast en biedt je structuur aan de werkzaamheden. Daarnaast helpt een procesbeschrijving bij de borging van het correct uitvoeren van processtappen.
Afstemming van taken
Een goed proces begint bij het hebben van een heldere taakverdeling. Wie is waar verantwoordelijk voor? Door samen met je team een procesbeschrijving te maken kan je onderling de juiste afspraken maken en deze vaststellen en documenteren. Wij hebben de juiste tools om je hiermee te helpen.
Kwaliteitsmanagement
Processen moeten de vooraf vastgestelde kwaliteit opleveren. Door een procesbeschrijving te maken krijg je inzichtelijk waar de kwaliteit van de output van het proces wordt waargemaakt. Daarnaast krijg je antwoord op vragen zoals: Wie voert welke controles uit? Welke processtappen zijn van hoog belang voor de kwaliteit?
Wat wij doen?
We bieden flexibele veranderkracht, krijgen energie om goede ideeën om te zetten naar realisatie en zijn experts in het begeleiden van procesverbetering. Op deze manier zorgen we voor aandacht wanneer daar intern de capaciteit, knowhow of rol niet voor beschikbaar is.
Praktisch
We hebben oog voor wat werkt en haalbaar is.
Structuur
We houden overzicht en brengen onze ervaring mee.
Aandacht
We nemen de tijd voor het proces én de mensen.
Hoe beschrijven wij processen?
Volgens onze stapsgewijze methode maken wij inzichtelijk welke informatie jullie al ter beschikking hebben, hoe het proces momenteel verloopt en welke verbeteringen er mogelijk zijn. Onderstaande stappen geven een eerste beeld over hoe wij tot een procesbeschrijving komen:
Bestaande procesdocumentatie inventariseren
Wij beschrijven jouw proces, door eerst te kijken welke procesdocumentatie je al ter beschikking hebt. Deze documentatie lezen we door, zodat wij vast kunnen stellen welke informatie er nog ontbreekt en welke informatie al bruikbaar is. Deze stap geeft een eerste beeld van het proces en draagt bij aan een vliegende start bij het maken van een heldere procesbeschrijving.
Procesflow uitwerken
Met de input van betrokkenen uit het proces, maken wij een procesflow. Zo'n procesflow maakt het proces helder en weergeeft visueel welke stappen het proces bevat. Hiermee krijg je antwoord op de vragen: Hoe werken wij momenteel en waarom doen we dat op deze manier? Wie is er betrokken bij dit proces en welke (IT) middelen gebruiken zij? Regelmatig maken wij gebruik van de tool Engage Process om procesbeschrijvingen te maken. Daarnaast faciliteren we ook Brown Paper Sessies.
Hoe ziet het meest ideale proces eruit?
Nadat het proces inhoudelijk helder is, denken wij met je mee om de gewenste situatie te schetsen. In deze stap ligt de focus op vragen zoals: Wat kan er anders? Waar zitten risico's? Welke processtappen kunnen efficiënter? Deze vragen worden onder onze begeleiding omgezet naar ideeën die daadwerkelijk realiseerbaar zijn binnen de organisatie.
Stapsgewijs procesverbeteringen realiseren
Ook tijdens de realisatiefase bieden wij begeleiding aan. De ideeën die bijdragen aan het verbeteren van het proces worden omgezet naar concrete acties. Om hier de juiste keuze te kunnen maken, worden de ideeën beoordeeld op: de impact die het idee heeft op het proces én de hoeveelheid tijd die het idee vereist om gerealiseerd te worden. Wij helpen bij de juiste keus en zetten verbeteringen die op korte termijn realiseerbaar zijn samen met jou op gang.
Samen komen we verder!
De basis van onze begeleiding is gebaseerd op samenwerking. Heb je specifieke vragen over jouw team of proces, neem dan contact op of plan een afspraak. Wij helpen je graag verder.
Emiel Kort
06-10877863
stuur een bericht
Verandering begint meestal met één ding... DOEN!
Of het nu gaat om projecten of procesverbetering. De meeste veranderingen starten pas als je er mee aan de slag gaat.
Met een praktische blik, aandacht en een gestructrueerde aanpak maken wij het verschil.