Training Procesmanagement

Procesverbetering begint bij het in kaart brengen van het proces. Je werkt uit hoe het proces momenteel verloopt, waardoor knelpunten en verspillingen in het proces inzichtelijk worden. Het in kaart brengen van een proces helpt dus als eerste stap om het proces te kunnen verbeteren.

Processen moeten de vooraf vastgestelde kwaliteit opleveren. Door een proces in kaart te brengen, maak je inzichtelijk waar de kwaliteit van de output van het proces wordt waargemaakt. Daarnaast krijg je antwoord op vragen zoals: wie voert welke controles uit? Welke processtappen zijn van hoog belang voor de kwaliteit?

Het proces werkt en levert de gewenste output, maar hoe kan je waarborgen dat medewerkers werkzaamheden op de juiste wijze uitvoeren? Door een proces in kaart te brengen, kan je het proces vastleggen en documenteren. Dit geeft medewerkers houvast en structuur en daarnaast kan worden gewaarborgd dat processen worden uitgevoerd zoals voorgeschreven.

Een goed proces begint bij het hebben van een heldere taakverdeling. Wie is waar verantwoordelijk voor? Door samen met je team een proces in kaart te brengen kan je onderling de juiste afspraken maken en deze vaststellen en documenteren.

Wij brengen eerst jouw proces in kaart, door te kijken welke procesdocumentatie je al ter beschikking hebt. Deze documentatie lezen we door, zodat wij vast kunnen stellen welke informatie er nog ontbreekt en welke informatie al bruikbaar is. Deze stap geeft een eerste beeld van het proces en draagt bij aan een vliegende start bij het analyseren van je proces.

Met de ondersteuning van bestaande documentatie en de nieuwe input van betrokkenen uit het proces, maken wij een procesflow. Zo'n procesflow maakt het proces helder en weergeeft visueel welke stappen het proces bevat. Hiermee krijg je antwoord op de vragen: Hoe werken wij momenteel en waarom doen we dat op deze manier? Wie is er betrokken bij dit proces en welke (IT) middelen gebruiken zij? Regelmatig maken wij gebruik van de tool Engage Process. Daarnaast faciliteren wij ook Brown Paper Sessies.

Nadat het proces inhoudelijk helder is en op papier staat, analyseren wij het proces samen met jou. In deze stap ligt de focus op vragen zoals: Wat kan er anders? Waar zitten risico's? Welke processtappen kunnen efficiënter? De uitkomst van deze vragen worden onder onze begeleiding omgezet naar ideeën die voor jouw organisatie realiseerbaar zijn op korte- of lange termijn.

Ook tijdens de realisatiefase bieden wij begeleiding aan. De ideeën die bijdragen aan het verbeteren van het proces worden omgezet naar concrete acties. Om hier de juiste keuze te kunnen maken, worden de ideeën beoordeeld op: de impact die het idee heeft op het proces én de hoeveelheid tijd die het idee vereist om gerealiseerd te worden. Wij helpen bij de juiste keus en zetten verbeteringen die op korte termijn realiseerbaar zijn samen met jou op gang.