Proces verbeteren: leuk en eenvoudig!
Het verbeteren van processen draagt bij aan het efficiënter en effectiever laten verlopen van processen, een betere samenwerking tussen partijen en een betere afstemming in de organisatie. Belangrijk om af en toe eens te kijken: zijn we goed bezig?
Denk niet te groot
Verbeteren kan zowel groot als klein zijn, maar om een verandering te kunnen realiseren moet je wel beginnen.
Overzicht hebben en houden
Om processen te verbeteren moet je overzicht hebben van het proces en gebruik maken van een gestructureerde aanpak, want alleen op deze manier kan je een goede verandering doorvoeren.
Wat wij doen?
We bieden flexibele veranderkracht, krijgen energie om goede ideeën om te zetten naar realisatie en zijn experts in het begeleiden van procesverbetering. Op deze manier zorgen we voor aandacht wanneer daar intern de capaciteit, knowhow of rol niet voor beschikbaar is.
Praktisch
We hebben oog voor wat werkt en haalbaar is.
Structuur
We houden overzicht en brengen onze ervaring mee.
Aandacht
We nemen de tijd voor het proces én de mensen.
De 3 fasen om een proces te verbeteren
Het startpunt om een proces succesvol te verbeteren.
Om een proces succesvol te verbeteren is het noodzakelijk om je bewust te zijn dat het proces niet zo loopt als het zou moeten lopen en je dit hardop durft uit te spreken.
Als je dit gedaan hebt dan ga je natuurlijk eerst beginnen met het in kaart brengen van het huidige proces. Dit kan bijvoorbeeld met behulp van een Flowchart, Value Stream Map of natuurlijk een Brown Paper Sessie. Lees hier wat meer over deze methoden.
Het voordeel van de Brown Paper Sessie is dat je het proces in kaart brengt met het team van één afdeling of meerdere afdelingen. Zo heb je de personen die gemoeid zijn met het proces direct bij het in kaart brengen.
De route om een proces te verbeteren.
Na het in kaart brengen van het huidige proces, ga je samen met elkaar bepalen wat noodzakelijk is om te verbeteren. Door dit samen te doen kan je sparren met de personen die te maken hebben met het proces en dus ook daadwerkelijk kunnen vertellen waar het in de praktijk fout maar ook goed gaat. Op deze manier maak je een procesanalyse.
Voorbeelden van oorzaken van een niet soepel lopend proces:
- De afstemming tussen de afdelingen gaat niet zoals het hoort.
- De systemen sluiten niet aan bij de systeembehoeften van de proceseigenaren.
- De handleidingen sluiten niet aan bij de praktijk.
- Personen moeten bij een bepaalde activiteit in het proces te lang wachten.
- De personen in het proces voelen zich niet verantwoordelijk.
Proces verbeteren het eindpunt en vervolg
Na de procesanalyse is het belangrijk om voor de uitkomsten/oorzaken oplossingen te bedenken, De oplossingen bestaan uit acties die opgepakt moeten worden. Het allerbelangrijkste is om de acties zo snel en daadkrachtig mogelijk op te pakken. Nadat het proces verbeterd is, zou je zeggen dat je bij het eindpunt bent. Toch is dit niet waar, want je moet constant blijven verbeteren. Dit doe je door na een tijdje het proces weer te bekijken en te beoordelen of het proces nog naar wenst loopt.
Samen komen we verder!
De basis van onze begeleiding is gebaseerd op samenwerking. Heb je specifieke vragen over jouw team of proces, neem dan contact op of plan een afspraak. Wij helpen je graag verder.
Emiel Kort
06-10877863
stuur een bericht
Verandering begint meestal met één ding... DOEN!
Of het nu gaat om projecten of procesverbetering. De meeste veranderingen starten pas als je er mee aan de slag gaat.
Met een praktische blik, aandacht en een gestructrueerde aanpak maken wij het verschil.