5 uitgangspunten voor een goede structuur in je Brown Paper sessie.
Een goede structuur helpt je om stapsgewijs knelpunten inzichtelijk te maken. Een verkeerde indeling zorgt voor meer choas dan structuur en dat is uiteraard niet je doel met de Brown Paper.
Volgens onze stapsgewijze methode maken wij inzichtelijk welke informatie jullie al ter beschikking hebben en welke verbeteringen er mogelijk zijn. Onderstaande uitgangspunten geven een eerste beeld over hoe wij dit aanpakken.
Basisstructuur op de hoofdlijnen
Zorg voor een basisstructuur op de hoofdlijnen van het proces of onderwerp. Details komen tijdens de Brown Paper al genoeg aan bod. Zoom in je voorbereiding zoveel mogelijk uit door in de helikopterview te gaan zitten.
knelpunten en oorzaken inventariseren.
Definieer een aantal thema's van knelpunten naar verschillende oorzaken. Thema's die vaak terugkomen zijn gedrag, systemen, procedures/afspraken, sturing of informatie.
Overzicht creëren
Je krijg meer overzicht als je horizontaal werkt met dezelfde kleur post-its. Maak vooraf duidelijk welke post-its en kleuren je gaat inzetten. Plak een kleurlegenda op je Brown Paper zodat je ook achteraf nog begrijpt welke keuze je hebt gemaakt.
Knelpunten visueel maken
Bepaal vooraf hoe je knelpunten visueel gaat maken. De essentie van een Brown Paper sessie gaat om het inzicht krijgen in waar het beter kan. Hoe duidelijker die knelpunten naar voren komen hoe beter.
Flipover
Gebruik een 'parkeer-flipover'. Hierop kun je onderwerpen of knelpunten noteren die gaan over andere processen. Je voorkomt hiermee dat waardevolle ideeën verloren gaan en dat je de focus verliest op het onderwerp van je Brown Paper.
Wat wij doen?
We bieden flexibele veranderkracht, krijgen energie om goede ideeën om te zetten naar realisatie en zijn experts in het begeleiden van procesverbetering. Op deze manier zorgen we voor aandacht wanneer daar intern de capaciteit, knowhow of rol niet voor beschikbaar is.
Praktisch
We hebben oog voor wat werkt en haalbaar is.
Structuur
We houden overzicht en brengen onze ervaring mee.
Aandacht
We nemen de tijd voor het proces én de mensen.
Laat je sessie begeleiden!
Soms is het praktischer en effectiever om een Brown Paper sessie te laten begeleiden. In diverse organisatie heb ik verschillende thema’s inzichtelijk kunnen maken en omgezet naar actie.
Ik kom tot de conclusie dat begeleiding jou de volgende vier voordelen oplevert:
- Jij en je team kunnen zich concentreren op de inhoud van het thema
- Doordat een ander de regie heeft is er meer focus op tijdsbesteding en de doelstelling
- In geval van inhoudelijke discussies helpt er iemand om ‘uit te zoomen’ en tot de kern te komen
- Ik daag deelnemers uit om te komen tot actie. Een sessie met inzicht zonder acties is
Heb je behoefte aan ondersteuning? Ik informeer je graag verder over de mogelijkheden!
Opdrachtgevers over onze begeleiding
De Brown Paper sessie gaf ons team meer inzicht in het totale bedrijfsproces. We hebben betere afspraken gemaakt over onze eigen communicatie en werkwijzen onderling.
We waren er nodig aan toe om deze sessie te doen. Al jaren werken we samen met diverse afdelingen. Deze sessie heeft de samenwerking en overdrachtsmomenten tussen de afdelingen eenvoudig inzichtelijk gemaakt. Uiteraard genoeg acties tot verbetering gevonden!
Heel bijzonder hoe een stel post-its en een vel papier ons project in de tweede versnelling hebben gezet. Effectief om inzicht om te zetten naar actiepunten.
Samen komen we verder!
De basis van onze begeleiding is gebaseerd op samenwerking. Heb je specifieke vragen over jouw team of proces, neem dan contact op of plan een afspraak. Wij helpen je graag verder.
Emiel Kort
06-10877863
stuur een bericht
Verandering begint meestal met één ding... DOEN!
Of het nu gaat om projecten of procesverbetering. De meeste veranderingen starten pas als je er mee aan de slag gaat.
Met een praktische blik, aandacht en een gestructrueerde aanpak maken wij het verschil.