Wellicht is het in jouw werkomgeving ook het geval. Een van de processen “loopt” niet. Je hoort jezelf en je collega’s mopperen over de zoveelste gemaakte fout. En diezelfde collega’s weten haarfijn waar die fout gemaakt wordt. Die ene afdeling voor in het proces vergeet vooral iets te doen, te zeggen of te noteren.
In dit soort situaties helpt het om de overdrachtsmomenten van het betreffende proces onder de loep te nemen. Overdrachtsmomenten bepalen net als bij een estafette het uiteindelijke succes. De overdracht is een kwestie van timing. Voor de estafette is dat het stokje wat wordt overgedragen. In het dagelijks werk is dat de timing rondom informatie, aflevering en vorm.
Neem je overdrachtsmomenten onder de loep!
- Hoeveel overdrachtsmomenten zijn er eigenlijk in je proces?
- Hoe meer momenten, hoe meer mensen, hoe meer risico op verstoring. Waar kan het minder?
- Gebruik je (digitale) formulieren, wanneer heb je die voor het laatste kritisch bekeken?
- Heb je inzichtelijk wat de meest voorkomende verstoringen zijn?
- Weet iedereen in het bedrijf wie wat doet in het proces?
- Afdelingen bestaan niet, mensen wel! Kent iedereen elkaar? Weet je bij wie je moet zijn?
- Welke kritieke informatie heb je minimaal nodig voor elke procesactiviteit?
- Hoe en wanneer geven afdelingen feedback naar en/of over elkaar?
Aan de slag met procesmanagement en ProcesDOEN
Bij het uitvoeren van opdrachten zoekt ProcesDOEN graag de interactie met medewerkers. De aanpak is er op gericht de organisatie zélf te laten ontdekken en verbeteren. ProcesDOEN zorgt voor structuur, een goede start en reikt de nodige ‘tools’ aan die gericht zijn op het inzichtelijk maken en implementeren van verbeterkansen.
- Inrichten van procesmanagement: bepalen van hoofdprocessen, ontdekken van succesfactoren, sturing en verantwoordelijkheden.
- Verzorgen van workshops om inzicht in processen te vertalen naar actiepunten.
- Opstellen van procesbeschrijvingen met een eenvoudige methode om processen nauwkeurig, concreet en zonder ‘gedoe’ vast te leggen.
- Herontwerpen van processen binnen de organisatie voor meer efficiency en een betere dienstverlening aan de klant.