Processen optimaliseren? Keuzes maken!

Proces optimaliseren? Wat krijgt welke prioriteit?

Herken je dit? Na een middagje nadenken heb je op een klein a4-tje opgeschreven welke optimalisaties allemaal nog moeten worden opgepakt. Het lijkt wel een enorme waslijst en eigenlijk vind je dat alle punten aandacht verdienen. Maar ja, waar begin je nu echt mee?

Je bent niet de enige die worstelt met het geven van prioriteit aan de verschillende procesoptimalisaties. Door slim de prioriteit voor de verschillende activiteiten te kiezen, kunnen we zo veel mogelijk van onze tijd en kansen te benutten. Echter, door slecht te kiezen, kunnen we ons verliezen in projecten die meer tijd kosten dan ooit zullen opleveren.

Hoe kun je verbeterwensen prioriteren?

Bij het prioriteren van procesoptimalisatie kan een “Actie Priority Matrix” heel nuttig kan zijn. Ik gebruik dit eenvoudige diagram om organisaties duidelijk te maken dat je echt kunt kiezen met welke activiteiten je zou moeten starten en welke prima nog even kunnen blijven liggen. Het helpt je aan een betere focus en zorgt er voor dat je tijdvreters vermijd.

Action-Priority-Matrix

Quickwins

Quickwins krijgen de grootste prioriteit in dit diagram. Ze hebben de grootste bijdrage als verbetering en kosten relatief weinig van je tijd om dit te realiseren.

Grote Projecten

Grote projecten zijn de verbeteractiviteiten die een doorlooptijd hebben van meer dan 6 maanden en veel inspanning vragen van de organisatie. Ze hebben dan ook meestal een grotere bijdrage in de totale verandering of verbetering.

Stopklusjes

Je kent ze vast wel! Sommige activiteiten hebben niet direct prioriteit maar zijn ideaal als de tijd zich er even voor leent. Als er wat ‘gaatjes’ in de projecten ontstaan is dat prima om deze stopklusjes toe te voegen. Kom je er achter dat je heel veel kleine verbeteringen hebt, plan dan extra tijd in om er een slag mee te maken.

Laat maar even liggen!

Deze activiteiten kosten je veel tijd en energie en leveren doorgaans een minder grote bijdrage aan de verbetering van de organisatie. Maak een duidelijke afweging en keuze om deze activiteiten (waar het zich toelaat) even te laten liggen.