Proces optimaliseren? Volg het nutteloze papier!

Herken je dit? Dag in dag uit stapelen papieren documenten weer terecht op je bureau op. Hoewel via portals, smartphones en tablets steeds meer vorm wordt gegeven aan de daadwerkelijke digitalisering van documenten, blijft het papier voor veel organisaties nog maar een vertrouwd en niet los te laten fenomeen.

Ik kom kleinere bedrijven tegen die graag willen digitaliseren met systemen, maar tegen het project of investering opzien. Hun processen zijn nog te afhankelijk van papier in de vorm van rapportages, klantcommunicatie of interne formulieren. Vraagstukken waar ik vaak bij ondersteun zijn dan veelal in de hoek van: “Hoe kom ik van al dat papier af? Kan het digitaler?”

Voor zowel grote als kleinere bedrijven bestaan er veel papieren documenten die het proces daadwerkelijk vooruithelpen. Soms omdat klanten nog niet vertrouwd zijn met een elektronische vorm van communicatie; denk aan E-signing van overeenkomsten, maar soms ook omdat wet- en regelgeving achterloopt op wat de techniek tegenwoordig biedt.

Als je concreet aan de slag wilt met je procesverbetering en je indruk hebt dat er veel papier ‘verbruikt / gebruikt’ wordt, heb ik hieronder een aantal tips neergezet vanuit de praktijk. Ook vanuit het kader duurzaamheid is het eeuwig zonde dat processen (interne) documenten printen, meerdere keren dit document weer kopiëren en wellicht nog erger… uiteindelijk gewoon weer in de papierbak afvoeren.

10 tips om nutteloos papier op te sporen

  1. Digitaliseer spreadsheets, stop met printen in alle kleuren en formaten
  2. Digitaliseer rapportages, in plaats van ze te printen en na 1 week weer nieuwe te printen!
  3. Stop met printen van e-mail!
  4. Sla elektronische verkregen documenten, elektronisch op
  5. Als je iets in elektronische vorm kunt ontvangen, stap over en sla dit digitaal op
  6. Zet elk papieren document om in een digitale vorm
  7. Start met digitalisering van je formulieren (workflowmanagement)
  8. Kijk de nut en noodzaak van je interne formulieren na
  9. Volg het pad van documenten van “oorsprong” tot “archief” ontdek waar het minder of anders kan (geen kopieën bijvoorbeeld)
  10. Dubbelzijdig afdrukken, het lijkt zo eenvoudig!

Een reactie plaatsen