Procesoptimalisatie: 8 vragen over overdrachtsmomenten

procesmanagement-overdrachtsmomenten-proces

Wellicht is het in jouw werkomgeving ook het geval. Een van de processen “loopt” niet. Je hoort jezelf en je collega’s mopperen over de zoveelste gemaakte fout. En diezelfde collega’s weten haarfijn waar die fout gemaakt wordt. Die ene afdeling voor in het proces vergeet vooral iets te doen, te zeggen of te noteren.

In dit soort situaties helpt het om de overdrachtsmomenten van het betreffende proces onder de loep te nemen. Overdrachtsmomenten bepalen net als bij een estafette het uiteindelijke succes. De overdracht is een kwestie van timing. Voor de estafette is dat het stokje wat wordt overgedragen. In het dagelijks werk is dat de timing rondom informatie, aflevering en vorm.

Meer lezen

Proces optimaliseren? Wat krijgt welke prioriteit?

Processen optimaliseren? Keuzes maken!

Herken je dit? Na een middagje nadenken heb je op een klein a4-tje opgeschreven welke optimalisaties allemaal nog moeten worden opgepakt. Het lijkt wel een enorme waslijst en eigenlijk vind je dat alle punten aandacht verdienen. Maar ja, waar begin je nu echt mee?

Je bent niet de enige die worstelt met het geven van prioriteit aan de verschillende procesoptimalisaties. Door slim de prioriteit voor de verschillende activiteiten te kiezen, kunnen we zo veel mogelijk van onze tijd en kansen te benutten. Echter, door slecht te kiezen, kunnen we ons verliezen in projecten die meer tijd kosten dan ooit zullen opleveren.

Meer lezen

Proces optimaliseren? Volg het nutteloze papier!

Herken je dit? Dag in dag uit stapelen papieren documenten weer terecht op je bureau op. Hoewel via portals, smartphones en tablets steeds meer vorm wordt gegeven aan de daadwerkelijke digitalisering van documenten, blijft het papier voor veel organisaties nog maar een vertrouwd en niet los te laten fenomeen.

Ik kom kleinere bedrijven tegen die graag willen digitaliseren met systemen, maar tegen het project of investering opzien. Hun processen zijn nog te afhankelijk van papier in de vorm van rapportages, klantcommunicatie of interne formulieren. Vraagstukken waar ik vaak bij ondersteun zijn dan veelal in de hoek van: “Hoe kom ik van al dat papier af? Kan het digitaler?”

Voor zowel grote als kleinere bedrijven bestaan er veel papieren documenten die het proces daadwerkelijk vooruithelpen. Soms omdat klanten nog niet vertrouwd zijn met een elektronische vorm van communicatie; denk aan E-signing van overeenkomsten, maar soms ook omdat wet- en regelgeving achterloopt op wat de techniek tegenwoordig biedt.

Als je concreet aan de slag wilt met je procesverbetering en je indruk hebt dat er veel papier ‘verbruikt / gebruikt’ wordt, heb ik hieronder een aantal tips neergezet vanuit de praktijk. Ook vanuit het kader duurzaamheid is het eeuwig zonde dat processen (interne) documenten printen, meerdere keren dit document weer kopiëren en wellicht nog erger… uiteindelijk gewoon weer in de papierbak afvoeren.

10 tips om nutteloos papier op te sporen

  1. Digitaliseer spreadsheets, stop met printen in alle kleuren en formaten
  2. Digitaliseer rapportages, in plaats van ze te printen en na 1 week weer nieuwe te printen!
  3. Stop met printen van e-mail!
  4. Sla elektronische verkregen documenten, elektronisch op
  5. Als je iets in elektronische vorm kunt ontvangen, stap over en sla dit digitaal op
  6. Zet elk papieren document om in een digitale vorm
  7. Start met digitalisering van je formulieren (workflowmanagement)
  8. Kijk de nut en noodzaak van je interne formulieren na
  9. Volg het pad van documenten van “oorsprong” tot “archief” ontdek waar het minder of anders kan (geen kopieën bijvoorbeeld)
  10. Dubbelzijdig afdrukken, het lijkt zo eenvoudig!