Brown Paper indelen en structureren

De indeling van je Brown Paper bepaalt in grote mate de effectiviteit van je Brown Paper Sessie. Een goede structuur helpt je om stapsgewijs knelpunten inzichtelijk te maken. Een verkeerde indeling zorgt voor meer choas dan structuur en dat is uiteraard niet je doel met de Brown Paper.

brown-paper-hulpmiddelen

Vijf uitgangspunten voor een goede structuur in je Brown Paper

  • Zorg voor een basisstructuur op de hoofdlijnen van het proces of onderwerp. Details komen tijdens de Brown Paper al genoeg aan bod. Zoom in je voorbereiding zoveel mogelijk uit door in de helikopterview te gaan zitten.
  • Definieer een aantal thema’s van knelpunten naar verschillende oorzaken. Thema’s die vaak terugkomen zijn gedrag, systemen, procedures/afspraken, sturing of informatie.
  • Je krijg meer overzicht als je horizontaal werkt met dezelfde kleur post-its. Maak vooraf duidelijk welke post-its en kleuren je gaat inzetten. Plak een kleurlegenda op je Brown Paper zodat je ook achteraf nog begrijpt welke keuze je hebt gemaakt.
  • Bepaal vooraf hoe je knelpunten visueel gaat maken. De essentie van een Brown Paper sessie gaat om het inzicht krijgen in waar het beter kan. Hoe duidelijker die knelpunten naar voren komen
  • Gebruik een ‘parkeer-flipover’. Hierop kun je onderwerpen of knelpunten noteren die gaan over andere processen. Je voorkomt hiermee dat waardevolle ideeën verloren gaan en dat je de focus verliest op het onderwerp van je Brown Paper.

Laat je sessie begeleiden!

Soms is het praktischer en effectiever om een Brown Paper sessie te laten begeleiden. In diverse organisatie heb ik verschillende thema’s inzichtelijk kunnen maken en omgezet naar actie.

Ik kom tot de conclusie dat begeleiding jou de volgende vier voordelen oplevert:

  • Jij en je team kunnen zich concentreren op de inhoud van het thema
  • Doordat een ander de regie heeft is er meer focus op tijdsbesteding en de doelstelling
  • In geval van inhoudelijke discussies helpt er iemand om ‘uit te zoomen’ en tot de kern te komen
  • Ik daag deelnemers uit om te komen tot actie. Een sessie met inzicht zonder acties is

Heb je behoefte aan ondersteuning? Ik informeer je graag verder over de mogelijkheden!

 

Reacties van eerdere deelnemers aan een Brown Paper sessie

De Brown Paper sessie gaf ons team meer inzicht in het totale bedrijfsproces. We hebben betere afspraken gemaakt over onze eigen communicatie en werkwijzen onderling.

Heel bijzonder hoe een stel post-its en een vel papier ons project in de tweede versnelling hebben gezet. Effectief om inzicht om te zetten naar actiepunten.

We waren er nodig aan toe om deze sessie te doen. Al jaren werken we samen met diverse afdelingen. Deze sessie heeft de samenwerking en overdrachtsmomenten tussen de afdelingen eenvoudig inzichtelijk gemaakt. Uiteraard genoeg acties tot verbetering gevonden!